Lerninhalt: E-Mails versenden
Aussagekräftiger Betreff und Akzeptanz
In den meisten Fällen sehen die Empfänger zunächst z. B. den Absendernamen und den sogenannten Betreff. Erst nach einem Klick auf den Eintrag erscheint dann die komplette Nachricht.
Folgende Inhalte haben sich beispielsweise in der Vergangenheit bewährt:
- "Zu Ihrer Information:" Für Nachrichten, bei denen Sie Ihre Kommunikationspartnerin nur informieren wollen und keine Reaktion erwarten.
- "Bitte entscheiden:" und "Bitte erledigen:" geben der Empfängerin die Information, dass eine Handlung von ihr erwartet wird.
- Angabe des Projektes (z. B. ID, Kurzbezeichnung), um das es in Ihrer E-Mail geht.
Sicherlich werden Ihnen noch andere Inhalte für die Betreffzeile einfallen. Stimmen Sie sich am besten im Team ab - vielleicht können Sie so auch Abkürzungen wie FYI (for your information / zu Ihrer Information) verwenden. Hinweis: Ob derartige Abkürzungen als hilfreich oder eher irritierend wahrgenommen, werden hängt vom Empfänger oder den betrieblichen Gepflogenheiten ab.
Da manche E-Mail-Programme nicht mit zu langen Betreffzeilen sinnvoll umgehen können: In der Kürze liegt auch hier die Würze. Daher beginnen Sie mit der wichtigsten Information.
Bitte prüfen Sie Ihren Ordner "gesendete Nachrichten" (je nach Software kann die Bezeichnung eine andere sein), ob Sie immer mit einem aussagekräftigen Betreff gearbeitet haben. Vielleicht werden Sie auch Nachrichten vorfinden, bei denen Sie selber aus dem Betreff nicht mehr den Inhalt eindeutig identifizieren können.