Der eigentliche Inhalt

Der eigentliche Inhalt Ihrer E-Mail sollte zu Ihren Kommunikationszielen passen.

Mit einer passenden Anrede des oder der Empfänger beginnt die Einleitung. Ein kurzes "Hallo" kann bei einigen Empfängern bereits die "Tür zuschlagen" oder zumindest die Stimmung zu Ihren Ungunsten verändern. Das Erreichen Ihres Kommunikationszieles wäre somit aufwendiger.

Helfen Sie zum Beispiel im ersten Satz, Ihrem Kommunikationspartner Ihre Nachricht grob zuzuordnen. Nehmen Sie kurz Bezug auf etwas Gemeinsames, Bekanntes oder eine eingetretene Situation.

Im Hauptteil können Sie die notwendigen Informationen möglichst kurz und knapp platzieren. Achten Sie auch hier darauf, dass die Form gewahrt wird. Emoticons oder andere im Internet verwendete Abkürzungen können den anderen von Ihren Zielen ablenken und verstören. Stil und Etikette sollten Sie also auch beim Einsatz von E-Mail berücksichtigen.

Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem Fazit, sofern Sie vom Anderen eine Handlung erwarten, mit einer klaren Aufforderung ab.